Bir dış ticaret işletmesi yeni bir hizmet sağlayıcıyı incelerken hangi konuları görüşebileceğini ve doğru kişiye nasıl ulaşacağını anlamak ister. Gümrük müşavirliği web sitesi; firmanın gerçek unvanını, hizmet kapsamını, çalışma noktalarını ve ilk iletişim yolunu açıkça sunmalıdır. Bu rehber gümrük işlemi danışmanlığı değil, firmanız için kurumsal web sitesi geliştirme planıdır. Teknik ve mesleki içerik, işletmenizin yetkili içerik sorumlularının onayıyla hazırlanır.
Hizmet anlatımını firmanın gerçek çalışma kapsamıyla başlatın
Menüye sektörde geçen bütün hizmet isimlerini eklemek yerine firmanızın gerçekten sunduğu işleri listeleyin. Her hizmet sayfasında kimin hangi ihtiyaçla görüşebileceği ve ilk değerlendirme için hangi bilgilerin gerekli olduğu açıklanabilir. Firmanın unvanı ve faaliyet anlatımı, içerik sahibinin onayladığı biçimde kullanılmalıdır. Başka bir sitenin hizmet metnini taşımak doğru bir içerik hazırlığı sağlamaz.
Birden fazla alanda çalışıyorsanız ziyaretçinin uygun birime ulaşacağı bir yapı kurun. Her hizmetin aynı iletişim formuna gitmesi gerekmeyebilir; fakat çok sayıda form açmak da şart değildir. İhtiyacın türünü seçtiren kısa bir başlangıç alanı yeterli olabilir. Tasarım görüşmesinde satış ve operasyon ekibinin gerçekten kullandığı hizmet adlarını esas alın.
Şube, irtibat noktası ve hizmet bölgesini ayrı tanımlayın
Firmanın fiziksel ofisleriyle hizmet sunduğu yerler aynı liste değildir. Sayfada gerçek adres ve iletişim bilgisi bulunmalı; yalnız belirli bir bölgede iş yapılması orada ayrı bir şube bulunduğu izlenimi oluşturmamalıdır. Birden fazla ofis varsa her biri için onaylanmış kayıt hazırlayın. Hangi telefonun hangi birime ait olduğunu da belirtin.
Yerel sayfa hazırlanacaksa o sayfanın ziyaretçiye katkısı olmalı. Sadece bölge adını değiştirerek aynı metni tekrarlamak yerine gerçek irtibat bilgisi ve görüşme yolunu sunun. Adres veya ekip düzeni değiştiğinde hangi sayfaların güncelleneceği kayıt altına alınabilir. SEO altyapısı bu tutarlı içerik yapısını desteklemelidir.
İlk görüşmede bütün ticari belgeleri istemeyin
İşletme adı, ulaşılacak kişi, görüşülmek istenen hizmet ve kısa açıklama başlangıç için bir çerçeve sağlayabilir. Ayrıntılı işlem belgeleri daha sonraki görüşmede, firmanın belirlediği yöntemle paylaşılacaksa bunu açıklayın. Genel tanıtım sitesindeki açık bir mesaj formu, kontrollü belge paylaşımıyla aynı kapsamda düşünülmemelidir.
Dosya aktarımı isteniyorsa kabul edilen türler, erişecek kişiler ve kayıt düzeni belirlenir. Belgeyi gönderen kişinin hangi dosyanın hangi talebe bağlandığını anlayabilmesi gerekir. Müşteri portalı veya entegrasyon planlanacaksa mevcut sistemin bağlantı olanakları incelenir. Ekrana bir dosya seçme alanı koymak, bütün belge sürecinin kurulmuş olduğu anlamına gelmez.
Güncel bilgi içerikleri için sorumlu ve gözden geçirme düzeni belirleyin
Web sitesinde haber, duyuru veya mesleki bilgilendirme yayınlanacaksa içerik sorumlusu ve güncelleme yöntemi belli olmalıdır. Tarih bilgisi görünür tutulabilir; değişen bir açıklamanın önceki sürümüyle nasıl ilişkilendirileceği düşünülmelidir. Firmanın uzmanlık alanındaki bir bilgi, yalnız arama trafiği getirsin diye doğrulanmadan yayına alınmamalıdır.
İlk sürümde düzenli güncellenemeyecek geniş bir bilgi arşivi kurmak zorunda değilsiniz. Hazır ve onaylanmış hizmet içeriğiyle başlayabilirsiniz. İçerik hazırlık planı, hangi metni kimin sağlayacağını ve kimin onaylayacağını görünür kılar. Dil seçenekleri eklenecekse bu sorumluluk çeviri için de ayrıca tanımlanmalıdır.
Kurumsal güveni onaylanmış bilgiler üzerinden gösterin
Yayınlanabilir ekip bilgileri, gerçek ofis fotoğrafları ve izinli referanslar kullanılabilir. Müşteri logoları veya proje bilgileri paylaşılacaksa işletme içinde yayın onayı alınmalı. Büyük görünmek için ekip sayısı, işlem hacmi veya referans adı üretilmemelidir. Onaylanmış veri bulunmadığında hizmetin kapsamını ve görüşme sürecini açık anlatmakla başlanabilir.
Firmanız yabancı dilde de iletişim kuruyorsa hangi sayfaların çevrileceğini ve metni kimin onaylayacağını belirleyin. Google’ın dil sürümleri belgesindeki teknik ilişkilendirme, web altyapısının bir parçasıdır. İletişim formunun ve hizmet açıklamalarının hedef dilde gerçekten hazırlanması gerekir; yalnız menüyü çevirmek ziyaretçinin görüşme ihtiyacını karşılamayabilir.
Mevcut müşteri erişimiyle yeni talebi farklı yollara ayırın
Firmanızın mevcut müşterileri için kullandığı bir sistem varsa, onun giriş bağlantısı yeni teklif görüşmesinden ayrı gösterilebilir. Kullanıcı hangi sisteme geçtiğini anlamalı. Yeni bir portal geliştirilmesi isteniyorsa müşteri hesapları, kayıt yetkileri, veri kaynağı ve destek sorumlulukları ayrıca tanımlanır. Bu kapsam, tanıtım sitesinin görsel tasarımıyla karıştırılmamalıdır.
İlk görüşmeye hizmet listeniz, gerçek ofis kayıtlarınız ve boş bir ön görüşme örneğiyle gelin. Teklif karşılaştırmasında içerik, çeviri, belge aktarımı ve portal işlevlerini ayrı ele alın. Web sitesi fiyatını bu teslim listesi üzerinden değerlendirmek, aynı isimle sunulan farklı kapsamları daha kolay görmenizi sağlar.
Gümrük müşavirliği sitesi için onay dosyası
- Firmanın onaylı unvan ve hizmet metinleri
- Gerçek şube ve irtibat kayıtları
- Ön görüşmede gereken ilk bilgiler
- Belge paylaşımı için belirlenen yöntem
- Duyuru ve çeviri içeriklerinin sorumluları
- Varsa mevcut müşteri sisteminin kapsamı
Bilgiyi projenize dönüştürelim.
Hizmet alanlarınızı ve ofis/irtibat yapınızı paylaşın; yeni kurumsal görüşmelerle mevcut müşteri erişimini ayrı yollarla planlayalım.
Müşavirlik sitem için görüşelim